Integritetsskydd

Den 25 maj 2018 började den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Du kan läsa om lagen på Datainspektionens hemsida: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/ Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även vi. En viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor. Därför får du denna information om våra riktlinjer för integritetsskydd som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har. 

1. Om Östergötlands Ornitologiska Förening 
Föreningen är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågel- och naturskydd samt forskning. Tack vare din delaktighet i föreningen kan vi fortsätta vårt arbete. På vår hemsida www.ogof.se kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av verksamhetsberättelser och på sociala medier kan du följa våra inlägg och ta del av innehållet i vår verksamhet. Som medlem i Östergötlands Ornitologiska Förening är du även medlem i BirdLife Sverige. Vi använder oss av samma medlemsregister och behandlar därför personuppgifter på likadant sätt. 

2. Vilka personuppgifter hanterar vi? 
Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. Exempelvis så kan ett postnummer antagligen inte peka ut dig som individ, men tillsammans med ditt eventuellt ovanliga förnamn går det kanske. 

När du är medlem i föreningen så ligger vissa av dina personuppgifter, som du lämnat till oss, i vårt medlemsregister som vi delar med BirdLife Sverige. Uppgifter som vi kan ha om dig som medlem är; förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress, telefonnummer och personnummer. Personnummer används för att identifiera ungdomspris på Vår Fågelvärld. 

3. Hur använder vi dina uppgifter? 
Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut vår medlemstidning Vingspegeln, skicka nyhets¬brev via e-post och för att bokföra dina betalningar. När du besöker oss på sociala medier (Facebook, Instagram, Google, YouTube och Twitter) så sparar vi inga uppgifter alls om dig. I de sociala mediernas egna användarvillkor kan du se hur de hanterar dina uppgifter. 

Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst. 

4. Vilken information lämnas till andra? 
För att kunna skicka ut medlemsavisering så skickas en fil med namn och adressuppgifter till vår leverantör för ändamålet. Denna fil skickas krypterat och kan inte öppnas av obehöriga. Vi delar aldrig dina uppgifter vidare i marknadsföringssyfte, vi säljer aldrig personuppgifter och låter aldrig tredje part få tillgång till vårt medlemsregister eller vår e-posthantering. 

I vissa situationer kan vi vara tvingade att lämna personuppgifter som svar på förfrågningar från övervakande myndigheter. Vi kan även behöva lämna ut personuppgifter om lagen kräver detta, exempelvis som svar på fråga från rättsväsendet. 

5. Var lagras uppgifterna? 
Vårt medlemsregister som handhas av BirdLife Sverige ligger online på en Microsoftserver och den är placerad i Amsterdam. Microsoft garanterar att all data stannar inom EU. Servern och hanteringen av vårt register säkras upp av leverantören som juridiskt är ett personuppgiftsbiträde. Vi som ansvarar för dina uppgifter är juridiskt personuppgiftsansvariga. Vidare finns det uppgifter på BirdLife Sveriges lokalt placerade server (Stenåsa, Öland) och ÖgOF:s mailserver som går via Microsoft och Google. Våra datorer skyddas av lösenord och vi har inga personuppgifter lagrade i olåsta utrymmen. Vår hemsida innehåller en databas, och har du vid något tillfälle anmält dig till en aktivitet (t ex Fågelbordskampen, X2018 och Upptäckartävlingen) så finns dina uppgifter sparade där. Vanliga anmälningslistor (exempelvis till en utflykt) raderas permanent när aktiviteten är genomförd. Vi följer rekommenderade rutiner för uppdatering, gallring och radering av personuppgifter. Alla uppgifter som sparas skall vara korrekta, vilket innebär att när vi fått veta att du t ex flyttat eller bytt namn, så ändras dina uppgifter i vårt system inom 72 timmar. Om du säger upp ditt medlemskap så sparas dina uppgifter i vårt system i 24 månader för statistikens skull. När uppgifter raderas ur våra register så sker en anonymisering, viss statistik ligger kvar för att vi skall kunna se hur många medlemmar vi haft vid en viss tidpunkt, men dessa uppgifter kan inte härledas till en person. Fakturor i ditt namn sparas enligt bokföringslagen i 7 år. 

6. Vilken rättslig grund har vi? 
Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig. För uppgifter som behövs till fakturor eller betalningar är det Bokföringslagen som kräver att vi skall spara alla underlag i 7 år. Våra underlag sparas i arkiveringsboxar i ett låst utrymme. 

7. Vilka rättigheter och val har du? 
Som medlem har du rätt att när som helst ta del av den information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. För att hålla din personliga information uppdaterad, rekommenderar vi att du informerar oss om förändringar och felaktigheter. För att se och/eller uppdatera personlig information, eller få information om hur länge vi avser att behålla den personliga informationen, eller andra frågor som är relaterade till åtkomst av personlig information, så kontaktar du info@birdlife.se eller kontakt@ogof.se och begär ”personuppgiftstatus”. 

Om du anser att vi har brustit och du har lidit skada på grund av brott mot dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen och vi inte har hanterat detta på ett tillräckligt sätt, så kan du anmäla detta hos Datainspektionen som är den övervakande myndigheten. Om vi själva upptäcker att vi har haft en informationsläcka så anmäler vi detta inom 72 timmar. 

8. Så här gör du för att kontakta oss 
Du når oss via e-post kontakt@ogof.se eller genom att kontakta någon i styrelsen (se kontaktuppgifter längre ner eller på ogof.se). 

När du skickar e-post eller ringer till oss, får du svara på motfrågor om dina personuppgifter för att vi skall kunna säkerställa vem du är, innan vi lämnar ut information om vad som finns sparat hos oss. Om du kontaktar oss för en familjemedlems räkning kommer du att få svara på liknande frågor innan vi kan hjälpa dig. 

Tack för att du läst